Zásady ochrany osobních údajů

společnosti KGS Hoteles s.r.o., se sídlem Školská 694/32, 110 00 Praha, identifikační číslo: 06160832, zapsané v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze pod obchodní značkou C 277269, provozovatele ubytovacího zařízení hotel Černý Orel Žatec, prostřednictvím rezervačního systému umístěného na internetové adrese www.hotelzatec.cz

I. Úvodní ustanovení

Společnost KGS Hoteles s.r.o., se sídlem Školská 694/32, 110 00 Praha, identifikační číslo: 06160832, zapsané v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze pod obchodní značkou C 277269 (dále jen „Správce“), tímto v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „Nařízení“ nebo „GDPR“) informuje subjekty údajů (zákazníky, obchodní partnery a další osoby) o způsobu a rozsahu zpracování jejich osobních údajů.

II. Účel a právní základ zpracování

Správce zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném k naplnění následujících účelů:

1. Plnění smluvních závazků (rezervace ubytování, poskytnutí služeb, vedení evidence hostů dle zákona o pobytu cizinců)

   • Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR

2. Plnění právních povinností (zejména dle zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích, a zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců)

   • Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR

3. Oprávněný zájem správce (ochrana majetku, bezpečnost zařízení, evidence hostů, základní interní analýzy)

   • Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR

4. Marketingová komunikace (zasílání informačních e-mailů, newsletterů, informací o akcích, slevách a dalších obchodních sděleních)

   • Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – pouze na základě souhlasu

III. Rozsah zpracovávaných údajů

Správce může zpracovávat následující kategorie osobních údajů:

• Jméno a příjmení

• Datum narození / státní příslušnost

• Kontaktní údaje: e-mailová adresa, telefonní číslo

• Adresa trvalého pobytu / bydliště

• Údaje o průkazu totožnosti (dle zákona o pobytu cizinců)

• Informace o rezervaci, termínu pobytu, službách, platbách

• IP adresa, cookies (v rozsahu provozu webu)

• Údaje o preferencích klienta, pokud je poskytl (např. preferovaný pokoj)

IV. Doba uchování osobních údajů

• Údaje uchovávané za účelem plnění smlouvy – po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu 3 let

• Údaje dle zákonných povinností (např. účetnictví, ubytovací knihy) – po dobu 6–10 let dle právních předpisů

• Údaje na základě souhlasu – do odvolání souhlasu, nejdéle však 5 let

V. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje mohou být zpřístupněny následujícím kategoriím příjemců:

• Poskytovatelé IT služeb a správy rezervačního systému ( např. Previo)

• Účetní kancelář, daňoví a právní poradci

• Orgány státní správy a veřejné moci (např. policie, cizinecká policie, finanční úřad)

• Subjekty zajišťující platební transakce (banky, platební brány)

Správce nepředává osobní údaje do třetích zemí mimo EU/EHP.

VI. Práva subjektu údajů

Subjekt údajů má v souladu s GDPR následující práva:

• Právo na přístup ke svým osobním údajům

• Právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů

• Právo na výmaz („právo být zapomenut“), pokud již údaje nejsou potřebné

• Právo na omezení zpracování

• Právo na přenositelnost údajů

• Právo vznést námitku proti zpracování

• Právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním údajů pro marketingové účely

• Právo podat stížnost u dozorového úřadu – Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz)

Žádosti týkající se uplatnění práv lze zasílat písemně nebo elektronicky na adresy uvedené níže.

VII. Zásady zabezpečení

Správce zavedl a udržuje vhodná technická a organizační opatření za účelem ochrany osobních údajů před ztrátou, neoprávněným přístupem, zneužitím či poškozením. Přístup k údajům mají pouze oprávněné osoby.

VIII. Kontaktní údaje správce

KGS hoteles s.r.o.
IČO: 06160832
Školská 694/32, 110 00 Praha
E-mail: hotelzatec@hotelzatec.cz

IX. Závěrečná ustanovení

Tyto Zásady jsou účinné od 1.6.2025 a mohou být aktualizovány dle potřeby. Aktuální verze je vždy k dispozici na webových stránkách www.hotelzatec.cz.

​

​

Privacy Policy
of KGS Hoteles s.r.o., with its registered office at Školská 694/32, 110 00 Prague, ID No.: 06160832, registered in the Commercial Register maintained by the Municipal Court in Prague under file number C 277269, as the operator of the accommodation facility Hotel Černý Orel Žatec, through the reservation system available at www.hotelzatec.cz

I. Introductory Provisions
KGS Hoteles s.r.o., with its registered office at Školská 694/32, 110 00 Prague, ID No.: 06160832, registered in the Commercial Register maintained by the Municipal Court in Prague under file number C 277269 (hereinafter referred to as the “Controller”), hereby informs data subjects (customers, business partners, and other individuals) in accordance with Article 12 et seq. of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council (hereinafter referred to as the "Regulation" or "GDPR") about the manner and scope of processing of their personal data.

II. Purpose and Legal Basis of Processing
The Controller processes personal data only to the extent necessary to fulfil the following purposes:

Performance of contractual obligations (accommodation reservations, service provision, maintaining guest records in accordance with the Act on the Residence of Foreign Nationals)
Legal basis: Article 6(1)(b) and (c) GDPR

Compliance with legal obligations (in particular under Act No. 565/1990 Coll., on Local Fees, and Act No. 326/1999 Coll., on the Residence of Foreign Nationals)
Legal basis: Article 6(1)(c) GDPR

Legitimate interest of the Controller (protection of property, safety of the premises, guest records, basic internal analyses)
Legal basis: Article 6(1)(f) GDPR

Marketing communication (sending newsletters, promotional emails, information about events, discounts, and other commercial communications)
Legal basis: Article 6(1)(a) GDPR – only based on consent

III. Scope of Processed Data
The Controller may process the following categories of personal data:

First and last name

Date of birth / nationality

Contact details: email address, phone number

Permanent residence / address

Identity document details (in accordance with the Act on the Residence of Foreign Nationals)

Information about reservation, stay period, services used, payments

IP address, cookies (within the website operation scope)

Client preferences if voluntarily provided (e.g., preferred room type)

IV. Data Retention Period
Data processed for contract fulfillment – for the duration of the contractual relationship and subsequently for 3 years

Data processed to comply with legal obligations (e.g., accounting, guest books) – for 6 to 10 years, depending on legal requirements

Data processed based on consent – until consent is withdrawn, but no longer than 5 years

V. Data Recipients
Personal data may be disclosed to the following categories of recipients:

IT service providers and reservation system operators (e.g., Previo)

Accounting firms, tax and legal advisors

Government and public authorities (e.g., police, immigration police, tax office)

Payment transaction providers (banks, payment gateways)

The Controller does not transfer personal data to third countries outside the EU/EEA.

VI. Data Subject Rights
In accordance with GDPR, data subjects have the following rights:

Right of access to their personal data

Right to rectification of inaccurate or incomplete data

Right to erasure (“right to be forgotten”) if the data are no longer necessary

Right to restriction of processing

Right to data portability

Right to object to processing

Right to withdraw consent to processing for marketing purposes at any time

Right to lodge a complaint with the supervisory authority – The Office for Personal Data Protection (www.uoou.cz)

Requests to exercise these rights may be submitted in writing or electronically to the contact details provided below.

VII. Security Measures
The Controller has implemented and maintains appropriate technical and organizational measures to protect personal data against loss, unauthorized access, misuse, or damage. Access to data is granted only to authorized persons.

VIII. Controller Contact Information
KGS Hoteles s.r.o.
Company ID (IČO): 06160832
Školská 694/32, 110 00 Prague
Email: hotelzatec@hotelzatec.cz

IX. Final Provisions
This Privacy Policy is effective as of June 1, 2025, and may be updated as needed. The current version is always available on the website: www.hotelzatec.cz